مقدمة

يهدف مقرر "الدعم الإداري للإدارات المتخصصة" إلى التعريف بالمهام النمطية التي يؤديها المساعدون الإداريون العاملون في الإدارات التي تضطلع بالوظائف الرئيسة لمنظمة الأعمال، وتنمية المهارات اللازمة لمباشرة هذه المهام. فوظيفة الدعم الإداري ذات أهمية كبرى في تحقيق أهداف المنظمة من خلال الدور البارز الذي يقوم به المساعدون الإداريون في إتمام العمليات الإدارية في المنظمة، كما أن مفهوم الدعم الإداري قد تعدى حدود الفهم التقليدي لمهنة السكرتارية، ليشمل أدواراً أوسع ومهام أجل. فالمفهوم الحديث للمساعد الإداري هو ذلك الشخص الذي يمتلك قدرات خلاقة بالإدارة المكتبية، والذي ينفذ المهام، ويتحمل المسؤوليات من غير توجيه مباشر، والذي يمتلك القدرة على الدفع الذاتي الفعال والإيجابي، وله القدرة على إجراء الأحكام، واتخاذ القرارات في حدود مسؤولياته. ويتأكد هذا المفهوم لوظيفة المساعد الإداري من خلال اضطلاعه بمسؤوليات مباشرة وتخصصية لدى عمله في الإدارات المختلفة في المنظمة.

وقد وضعت هيكلية المادة بحيث يتم تزويد المتدربين بالمعارف والمفاهيم الأساسية المتعلقة بالوظيفة التي تمارسها الإدارة التخصصية، ومن ثم تنمية المعارف والمهارات المتعلقة بمهام المساعد الإداري في تلك الإدارة.

ففي الفصل الأول سيتم تبيان مفهوم المساعد الإداري، والمهام التي يجب أن يقوم بها، والقدرات المطلوبة لتمكينه من الإنجاز والتفوق كمساعد إداري، كما يشمل الفصل الأول مقارنة لدور المساعد الإداري في إدارة متخصصة، ودوره عند عمله لدى مدير واحد.

أما الفصل الثاني فيزود المتدربين بقاعدة من المعارف الأساسية عن إدارة الموارد البشرية، ومن ثم المعارف المتعلقة بدور المساعد الإداري في وظائف التوظيف، وعلاقات وشؤون الموظفين، والأجور والرواتب، والتدريب والتطوير، وتقييم الأداء، كما يتعرض هذا الفصل لوظائف أخرى في إدارة الموارد البشرية بهدف استكمال الخلفية المعرفية للمتدربين في هذا المجال.

ويعرض الفصل الثالث التفاصيل المتعلقة بوظيفة المشتريات ومراحلها الأساسية، والتي يقوم المساعد الإداري بتنفيذ بعضها، ومتابعة البعض الآخر. كما يزود هذا الفصل المتدربين بمعارف أساسية في موضوعي المناقصات وعملية التفاوض.

ومن خلال الفصل الرابع يتم تزويد المتدربين بالمفاهيم الأساسية لوظيفة التسويق، ثم يبين تفاصيل المهام التي يباشرها المساعد الإداري في إدارة التسويق كإعداد النشرات الصحفية، والمؤتمرات، والمعارض، وبحوث التسويق.

وقد تم تخصيص الفصل الخامس والأخير لإدارة المبيعات، حيث تم شرح المفاهيم الأساسية المتعلقة بهذه الوظيفة الحيوية في منظمات الأعمال، ثم شرح المهام الرئيسة التي يباشرها المساعد الإداري في دعم وظيفة المبيعات وهي إعداد المقترحات البيعية بأنواعها وكيفية التعامل مع شكاوى العملاء.

وقد روعي في إعداد هذه المادة بساطة العرض، وأن تتضمن الكثير من الأمثلة، والتمارين والنماذج من واقع الحياة العملية.