مقدمة

لطالما كانت وظائف إدارة السكرتارية من الوظائف المطلوبة في سوق العمل، وفي الدول التي تمر اقتصاديتها بمراحل انكماش دورية في إطار الدورات الاقتصادية والتي يصاحبها ارتفاع نسب البطالة. وتظل وظائف السكرتارية من الوظائف التي قلما تتأثر بحالات الانكماش الاقتصادي من حيث الطلب عليها من قبل أرباب العمل.

وعلى الرغم من أن أتمتة العمل المكتبي أثرت تأثيراً كبيراً في مجال السكرتارية إلا أن هذا التأثير كان نوعيًّا أكثر منه كميًّا، فحلول الأنظمة المؤتمتة محل العمل اليدوي في المكاتب أسفر عن دور جديد للسكرتارية يتطلب مجموعة من القدرات-مختلفة تماماً عن تلك التي كانت مطلوبة في بيئات العمل المكتبي التقليدية-ومحاورها قدرات التخطيط، والتنظيم، والتعامل الفاعل مع الآخرين، وهي قدرات تجعل موظفي الدعم الإداري الواعدين المادة الأولية لتطوير المديرين التنفيذيين.

"إدارة المكاتب والدعم الإداري" هو برنامج تدريبي يهدف إلى تنمية المعارف، والمهارات، والتوجهات المطلوبة لممارسة وظائف الدعم الإداري على اختلاف مسمياتها ودرجاتها في إطار بيئات الأعمال الحديثة، والعمل المكتبي المؤتمت. وتركز المادة التدريبية على ترسيخ إدراك المتدربين لرسالة موظفي الدعم الإداري في منظمات الأعمال، ودورهم في تعزيز فاعلية المديرين، وفرق العمل والمنظمة ككل، ومن ثم مساعدة المتدربين على تعلم المهام الوظيفية الرئيسة التي يمارسها بدرجة أو بأخرى جميع موظفي الدعم الإداري. وتشرح المادة التدريبية هذه المهام بدرجة من التفصيل والشمولية بحيث تغطي المعارف والمهارات المطلوبة لعدد من الدرجات الوظيفية في مسار الدعم الإداري. وتتناول المادة التدريبية مهام الدعم الإداري من منظور يحقق غرض تطوير القدرات المركزية المطلوبة لموظف الدعم الإداري الذي يعمل مع مدير واحد أو ذلك الذي يعمل في إدارة.

سيتم التعرف ضمن الفصل السادس "مهام الدعم" على دور موظفي الدعم الإداري من حيث تقديم الدعم الفني في المكتب، وذلك بالتعرف على المهام المتعلقة بهذا الدور، انتقالاً إلى الفصل السابع "إعداد ميزانية المكتب وإدارتها" الذي سيتم التعرف من خلاله على المهام المتعلقة بإعداد ميزانية المكتب وإدارتها، أو الإدارة التي يعمل فيها المساعد الإداري، وسيتم تحقيق هذا الهدف للقسم من خلال تطبيق الأسس على مثال يبين حالة استخدام الميزانية في العمل المكتبي.

في الفصل الثامن "دعم العلاقات العامة للمدير" سيتم التعرض إلى بعض من المهام التي يتولاها المساعد الإداري بهدف مساعدة مديره على أداء واجبات العلاقات العامة التي تفرضها طبيعة العمل الإداري، أما الفصل التاسع "إدارة علاقات العمل" فيتحدث عن إدارة علاقات العمل، فالمساعد الإداري يتعامل مع العديد من الأشخاص من داخل المنظم وخارجها، والهدف الأساس من هذا التعامل هو التمكن من إنجاز المهام بالصورة التي تخدم مصلحة المنظمة، كما أن التعامل مع الأشخاص يكون في كثير من الأحيان مهمة في حد ذاتها كما هو الحال عندما يتولى المساعد الإداري استقبال زوار المدير أو التعامل مع زميل غاضب.