مقدمة

لطالما كانت وظائف إدارة السكرتارية من الوظائف المطلوبة في سوق العمل، وفي الدول التي تمر اقتصاديتها بمراحل انكماش دورية في إطار الدورات الاقتصادية والتي يصاحبها ارتفاع نسب البطالة. وتظل وظائف السكرتارية من الوظائف التي قلما تتأثر بحالات الانكماش الاقتصادي من حيث الطلب عليها من قبل أرباب العمل.

وعلى الرغم من أن أتمتة العمل المكتبي أثرت تأثيراً كبيراً في مجال السكرتارية إلا أن هذا التأثير كان نوعيًّا أكثر منه كميًّا، فحلول الأنظمة المؤتمتة محل العمل اليدوي في المكاتب أسفر عن دور جديد للسكرتارية يتطلب مجموعة من القدرات-مختلفة تماماً عن تلك التي كانت مطلوبة في بيئات العمل المكتبي التقليدية-ومحاورها قدرات التخطيط، والتنظيم، والتعامل الفاعل مع الآخرين، وهي قدرات تجعل موظفي الدعم الإداري الواعدين المادة الأولية لتطوير المديرين التنفيذيين

"إدارة المكاتب والدعم الإداري" هو برنامج تدريبي يهدف إلى تنمية المعارف، والمهارات، والتوجهات المطلوبة لممارسة وظائف الدعم الإداري على اختلاف مسمياتها ودرجاتها في إطار بيئات الأعمال الحديثة، والعمل المكتبي المؤتمت. وتركز المادة التدريبية على ترسيخ إدراك المتدربين لرسالة موظفي الدعم الإداري في منظمات الأعمال، ودورهم في تعزيز فاعلية المديرين، وفرق العمل والمنظمة ككل، ومن ثم مساعدة المتدربين على تعلم المهام الوظيفية الرئيسة التي يمارسها بدرجة أو بأخرى جميع موظفي الدعم الإداري. وتشرح المادة التدريبية هذه المهام بدرجة من التفصيل والشمولية بحيث تغطي المعارف والمهارات المطلوبة لعدد من الدرجات الوظيفية في مسار الدعم الإداري. وتتناول المادة التدريبية مهام الدعم الإداري من منظور يحقق غرض تطوير القدرات المركزية المطلوبة لموظف الدعم الإداري الذي يعمل مع مدير واحد أو ذلك الذي يعمل في إدارة.

ففي الوحدة الأولى "المهام الدورية والطارئة" سيتم طرح عدة مواضيع رئيسة، ففي الفصل الأول "التعريف بوظائف الدعم الإداري" يتم التعريف بماهية وظائف الدعم الإداري، ويبرز أهمية الدور الذي يضطلع به موظفو الدعم الإداري من خلال شرح الأسباب، والعوامل التنظيمية التي أوجدت هذه الأهمية، ثم يستعرض المهام الرئيسة التي يمارسها موظفو الدعم الإداري، والمواصفات التي تميز موظف الدعم الإداري الناجح في بيئات العمل المكتبي المؤتمتة. وينتهي الفصل باستعراض فرص التطور الوظيفي لموظفي الدعم الإداري، والعوامل المؤثرة فيها مع التأكيد على كون مسار الدعم الإداري الطريق الذي يمهد للترقي إلى المناصب الإدارية في منظمات الأعمال.

أما الفصل الثاني "تخطيط المهام" فيتناول المهام الدورية والطارئة التي يباشرها موظفو الدعم الإداري بدءاً بأهمها وهي مهمة تخطيط المهام وجدولتها، والتي تمثل أساس فاعلية موظف الدعم الإداري، وفي الفصل الثالث " تنسيق رحلات العمل" فيتم التعرف على النظام الذي تطبقه المؤسسات في ما يتعلق بالرحلات الرسمية، والإجراءات الخاصة بحجوزات الطيران والفنادق، والمستلزمات التي يجب إعدادها قبل البدء في رحلة العمل، وأخيراً المهام التي يجب أن يقوم بها المساعد الإداري خلال غياب المدير في رحلة العمل. وفي الفصل الرابع "تنسيق الاجتماعات" فيتم التعرف على أنواع الاجتماعات المختلفة من رسمية وغير رسمية، واجتماعات مباشرة، أو عبر الوسائط، ثم يتم التعرض للمهام التي يجب على المساعد الإداري القيام بها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده، أما الفصل الخامس"مهام البحث وكتابة التقارير" فيهدف إلى إكساب المتدرب معلومات تأسيسية في مجال البحث عن المعلومات، وكتابة التقارير دون الإسهاب، حيث إن الإلمام بمهارات هذه المهام ليست من ضمن الأهداف التدريبية الرئيسة لهذه المادة التدريبية، لذلك سيتم التعرف على إجراءات البحث عن المعلومة وتقييمها، وكذلك التعرف على خطوات إعداد التقارير وكتابتها.